Tata Usaha

Sekilas Mengenai Ketatausahaan SMK Negeri 2 Banjarbaru

Tata Usaha SMK Negeri 2 Banjarbaru dalam mengelola adaministrasi ketatatusahaan Sekolah, berdasarkan prosedur ISO 9001. Ketatausahaan SMKN 2 Banjarbaru melakukan kegiatan seperti :

memastikan seluruh administrasi siswa tertata dengan benar sehingga memudahkan pencarian kembali data-data siswa. Kepala Tata Usaha.
memastikan prosedur administrasi siswa terlaksana dengan baik.Memastikan Pengelolaan Keuangan dilaksanakan dengan baik dan benar, menata penggunaan keuangan efisien dan efektif sesuai pedoman yang ada. Pemegang kas bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengelolaan keuangan sekolah terlaksana sesuai pedoman.Memudahkan pencarian data PNS dilingkungan SMK Negeri 2 Banjarbaru, Kepala Tata Usaha bertanggung jawab untuk memastikan pelayanan Administrasi kepe- gawaian SMK Negei 2 Banjarbaru sesuai prosedur. Kepala Tata Usaha dalam melaksanakan tugasnya dibantu oleh Wakil Kepala Kurikulum, Ketua program keahlian dan Staf Tata Usaha.Memastikan bahwa administrasi persuratan terlaksana sesuai program sekolah. Penanganan surat-surat tersebut seperti Penanganan Surat Masuk baik yang dikirim langsung atau melalui jasa pos/ekspedisi dan Penanganan Surat Keluar dari mulai pembuatan, penomoran sampai pengiriman serta pengarsipan baik surat masuk maupun surat keluar. Sesuai dengan Peraturan Walikota Banjarbaru No. 13 Tahun 2009 tentang Pedoman Tata Kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Banjarbaru. Bagian Agendaris bertanggung jawab untuk memastikan terlaksananya prosedur administrasi persuratan.

Pembagian Tugas dalam Tata Usaha SMK Negeri 2 Banjarbaru

  1. Keuangan
  2. Kepegawaian
  3. Kesiswaan
  4. Pengelola Asset
  5. Persuratan

KLIK dibawah ini untuk mengetahui tugas fungsi dari pembagaian tugas diatas

Kru Tata Usaha

Struktur Organisasi Tata Usaha

1. Keuangan

Pengelolaan Keuangan  adalah usaha untuk menata penggunaan keuangan efisien dan  efektif sesuai pedoman yang ada.

Penyusunan RAPBS ( RAKS)

  1. Kepala Sekolah membentuk tim penyusunan RAPBS (RAKS) pada setiap awal tahun pelajaran.
  2. Masa kerja tim penyusunan RAPBS (RAKS) selama satu tahun.
  3. Tim penyusunan RAPBS (RAKS) terdiri dari kepala tatausaha, wakil kepala sekolah, kepala program keahlian, pemegang kas, dan perwakilan guru/karyawan
  4. Tim menyusun RAPBS (RAKS)  berdasarkan kebutuhan nyata sekolah untuk tahun anggaran berikutnya.
  5. RAPBS disusun   sesuai arah kebijakan pemerintah.
  6. RAPBS (RAKS) sudah harus selesai paling lambat pada akhir bulan Juli, sebelum tahun anggaran berjalan.
  7. RAPBS (RAKS)harus mendapat persetujuan dan ditandatangani kepala sekolah.
  8. Apabila diperlukan, RAPBS dapat direvisi berdasarkan kebutuhan.

Pengajuan RAPBS (RAKS)

  1. Kepala Sekolah mengajukan RAPBS (RAKS) ke Pemko Banjarbaru, komite sekolah, dan pihak terkait lainnya sesuai jadwal pengajuan Anggaran.
  2. Kepala sekolah menginformasikan anggaran yang disetujui kepada kepala-kepala unit kerja.

Penggunaan Keuangan

  1. Pemegang kas mengeluarkan anggaran sesuai dengan mata anggaran pada APBS.
  2. Setiap pengeluaran anggaran harus mendapat persetujuan dari kepala sekolah.
  3. Kepala Sekolah membentuk tim pengelola dalam penggunaan dana diluar anggaran rutin sesuai persyaratan pihak yang terkait.
  4. Setiap pengeluaran harus disertai bukti pengeluaran dana yang sah.
  5. Penggunaannya diatur melalui rapat unit kerja disahkan oleh Kepala Sekolah.

Pelaporan

  1. Pemegang kas menyusun laporan penggunaan anggaran setiap bulan.
  2. Laporan harus mendapat persetujuan dari kepala sekolah.
  3. Kepala Sekolah melalui Pemegang Kas membuat laporan pertanggung jawaban keuangan sesuai dengan sumber dana yang diterima.

2. Kepegawaian

administrasi kepegawaian adalah daftar yang berisi surat menyurat yang menyangkut data diri para pegawai yang ada dalam suatu instansi pemerintahan / sekolah.

  1. Buku induk pegawai
  2. Kumpulan data PNS yang baru masuk kemudian dicatat kedalam buku induk, setelah itu dimasukkan kedalam file dan disimpan di Tata Usaha sebagai dokumen sekolah.
  3. Penjagaan berkala
  4. Dibuatkan 2 tahun sekali terhitung dari SK awal.
  5. Penjagaan kenaikan pangkat
  6. Untuk PNS struktural dapat mengajukan permohonan kenaikan pangkat setelah 4 tahun dari SK awal.
  7. Dan untuk PNS fungsional dapat memohon kenaikan pangkat setelah masa kerja selama 3 tahun dan apabila angka kredit sudah mencukupi.
  8. DP3
  9. Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan dibuatkan untuk semua PNS yang ada di sekolah diakhir tahun.
  10. DUK dan Daftar nominatif data PNS
  11. Daftar pribadi kepegawaian para PNS di lingkungan sekolah yang dibuatkan tiap 3 bulan sekali dan dilaporkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarbaru bagian kepegawaian.
  12. Absen
  13. Daftar kehadiran para pegawai yang direkap tiap 1 bulan dan kemudian dilaporkan ke Dinas Pendidikan Kota Banjarbaru.

3. Kesiswaan

administrasi siswa adalah kegiatan  mengadministrasikan seluruh data siswa pada SMK Negeri 2 Banjarbaru.

Tanggung Jawab

Tanggung jawab untuk memastikan prosedur administrasi siswa terlaksana dengan baik berada pada Kepala Tata Usaha.

Kelengkapan Administrasi Siswa

  1. Kelengkapan administrasi siswa yang terdiri dari buku Induk dan buku kleper
  2. Kelengkapan administrasi siswa harus disimpan di Tata Usaha
  3. Buku Induk harus disimpan dalam waktu tidak terbatas

Proses pengisian Data Siswa

  1. Semua siswa wajib mengisi biodata dan menyerahkan kepada Tata Usaha
  2. Berdasarkan biodata siswa, Staf TU  mengisi buku Kleper
  3. Kepala Tata Usaha memberi nomor induk bagi semua siswa berdasarkan program keahlian
  4. Staf Tata Usaha mengisi Buku induk berdasarkan biodata
  5. Semua Wali Kelas wajib menyerahkan daftar nilai setiap akhir semester kepada Waka Kurikulum.
  6. Waka Kurikulum menyerahkan daftar nilai siswa persemester kepada Kepala Tata Usaha
  7. Staf Tata Usaha menyalin nilai siswa ke Buku Induk

4. Pengelola Aset

Pengelolaan Aset Sekolah bertugas melakukan pemeriksaan Barang yang masuk, melakukan Pendistribusian barang, menyimpan barang serta melakukan pencatatan / Dokumentasi barang dari barang masuk hingga barang penggunaan / penyimpanan barang.

Dalam pencatatan ini, dokumen yang diperlukan

  1. Buku Penerimaan / Pengadaan Barang
  2. Berita Acara Serah Terima Barang
  3. Berita Acara Pemeriksaan Barang Masuk
  4. Buku Pengeluaran Barang
  5. Buku Penyimpanan dan Kartu Stok
  6. Berita Acara Penyerahan / Peneluaran Barang
  7. Kartu Inventaris Barang
  8. Kartu Inventaris Ruangan
  9. Buku Inventaris
  10. Buku Usulan Penghapusan Barang
  11. Buku Mutasi Barang
  12. Buku Usulan Pemeliharaan barang
  13. Buku Pemeliharaan Barang
  14. Buku Usulan Pengadaan Barang

Dari buku-buku tersebut tersirat jelas tugas dari Pengelola Aset, namun Dalam Pengusulan Pengadaan barang yang melakukan pengususlan adalah Waka Sarpras, Pengelola aset hanya menyimpan dan membukukan usulan tersebut.

5. Persuratan

administrasi persuratan adalah proses penanganan surat masuk baik yang dikirim langsung atau melalui jasa pos/ekspedisi dan penanganan surat keluar dari mulai pembuatan, penomoran sampai pengiriman  serta pengarsipan baik surat masuk maupun surat keluar.

Pengadministrasian surat masuk

  1. Surat masuk ke bagian agendaris dicatat pada buku agenda masuk  serta dilampiri lembar disposisi dan memeriksa isi surat, menentukan sifat surat dan memberikan paraf serta menyampaikan kepada Kepala sekolah
  2. Agendaris meneliti kembali isi perintah dari kepala sekolah, kemana surat itu diserahkan dan mencopy surat yang akan diserahkan kepada yang bersangkutan dan aslinya dimasukan ke arsip / ke file sesuai dengan kode surat.
  3. Bapak/Ibu yang bersangkutan melaksanakan perintah itu.
  4. Agendaris membuat surat itu ke dalam file sesuai dengan kode surat.

Pengadministrasian Surat keluar

  1. Kepala sekolah atau Kasubag Tata usaha membuat konsep surat yag kemudian diserahkan kepada staf tata usaha untuk pengetikan surat
  2. Staf TU menyerahkan surat itu kembali kepada kasubag Tata Usaha. Disortir hasilnya bagus (tidak ada kesalahan) dan di paraf kemudian dinaikkan kepada Kepala Sekolah untuk ditanda tangani.
  3. Kepala sekolah mengoreksi kembali dan menandatangani surat kemudian diserahkan kembali ke kasubag Tata Usaha. Agendaris mencatat ke Ekspedisi surat.

Pengarsipan surat masuk dan surat keluar

  1. Surat masuk disusun berdasarkan kode-kode surat dan disimpan di dalam lemari arsip di ruang tata usaha.
  2. Penyimpanan arsip yang sudah lama (10 tahun) dimusnahkan